La comunicación y la representación técnica en la resolución de problemas técnicos y del trabajo por proyecto en los procesos productivos

El hombre ha sentido siempre la necesidad de representar gráficamente el entorno que le rodea, como lo demuestran los dibujos y pintura prehistóricas encontrados en las cuevas. Con respecto a la técnica, utilizaron pigmentos minerales mezclados con grasa animal como aglutinante y, como pincel, los dedos y alguna otra herramienta.

De las primeras civilizaciones perduran escasos testimonios de dibujos, principalmente por la fragilidad de sus soportes o porque eran un medio para elaborar pinturas posteriores; es decir, eran bocetos que después fueron cubiertos con capas de color. El primer vestigio de un dibujo técnico data del año 2450 a. C. y se trata de una construcción esculpida en la estatua de Judea que conserva en el museo del Louvre, Paris.

Las nuevas necesidades de representación del arte y de la técnica impulsan a ciertos humanistas del renacimiento, a estudiar propiedades geométricas para obtener nuevos métodos que les permitieran representar fielmente la realidad con arreglo a unas normas matemáticas y geométricas impecables. Da Vinci fue de los primeros que usaron el dibujo técnico como herramienta de la investigación científica, de la ingeniería y del diseño industrial; anteriormente era suficiente para los creadores describir con palabras sus inventos o ideas.

B) ANTECEDENTES DE LA REPRESENTACIÓN Y LA COMUNICACIÓN TÉCNICA.

Una de las formas útiles para la transmisión del conocimiento a lo largo de la historia de la humanidad ha sido la representación y comunicación técnica. Siguiendo con el ejemplo de las sociedades prehistóricas, se sabe que recurrieron a representaciones dibujadas en la tierra, con el propósito de transmitir o acordar técnicas de cacería; así representaban de forma esquemática el valle en donde cazarían a su presa.  Dichos vestigios se consideran un tipo de representación técnica un poco más avanzada, pues en esa época ya se practicaban el trabajo artesanal y los conocimientos eran transmitidos de padres a hijos o entre miembros de un mismo gremio.

La información y la comunicación en la oficina: Documentos administrativos y correspondencia comercial.

En la oficina se generan documentos y se procesa información que debe trasmitirse y distribuirse. Para lo largo, se requiere de un manual de procedimientos que, cumpliendo con su naturaleza de documentos administrativos, comunican a los empleados cuáles son sus funciones.  En el se establecen características y criterios editoriales que se deberán tener la correspondencia comercial, tanto con proveedores como con clientes.

C) LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN Y LA REPRESENTACIÓN TÉCNICA.

Contar con los   documentos adecuados de comunicación y estos a su vez con un buen desarrollo y representación técnica, hace factible que los colaboradores realicen las tareas con calidad y velocidad requeridas.  Por otro lado, es pertinente mencionar que la representación técnica solo tiene como objetivo transmitir como operar correctamente un equipo o como llevar a cabo una tarea, también se utiliza para emitir advertencias de riesgo o peligro en situaciones especificas.

Funciones de la comunicación técnica.

El objetivo de la representación técnica es definir mediante el lenguaje gráfico, una realidad especial de manera exhaustiva.  En otras palabras es transmitir un mensaje claro detallado y especifico.

    • Aprendizaje de los conocimientos técnicos.

A través de textos y dibujos se transmiten los conocimientos técnicos.

    • Reproducción de técnicas y  procesos.

También es posible transmitir y plasmar gráficamente la forma de aplicar la técnica y los procesos a través de diagramas de flujos que detallan paso a paso las acciones a seguir para un fin determinado.

    • Uso de productos.

En los equipos para el hogar o la oficina, la comunicación técnica la representan los manuales de usuario que se adjuntan y que detallan las características principales del producto.

    • Diseño de protección.

En estas aéreas la comunicación técnica es ampliamente utilizada por su adversidad para mostrar las partes y  funcionalidad de un proceso o producto.

La representación y comunicación técnica en la oficina.

La principal comunicación técnica en una oficina es el manual de procedimientos que describe las actividades que se han de seguir al realizar las funciones de u8na o mas unidades administrativas.

El manual comprende también de los puestos o unidades administrativas que intervienen en los procesos, precisando su ámbito de responsabilidad y participación.

Los manuales suelan incluir la información y ejemplos de formularios, autorización o documentos necesarios.

El manual registra y transmite la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas.

Al igual que con la comunicación escrita, al analizar las representaciones y comunicaciones técnicas en la oficina, resulta aconsejable tomar en cuenta lo siguiente:

    • Receptor. ¿Quién vera la representación gráfica? ¿Qué espera que le digamos? ¿es la finalidad de la comunicación?

    • Información. ¿Qué debo transmitir? ¿Qué información necesito?

    • Oportunidad. ¿Cuál es el mejor momento para enviar el mensaje?

    • Método. ¿Cuál es la técnica y lugar más adecuados?

Un ejemplo de representación técnica en la oficina son las placas que muestran las rutas de evacuación del edificio, otras señalizaciones como símbolos universales que indican gasolinera, genero, no fumar, lugar para minusválido, etc.

D) REPRESENTACIONES GRÁFICAS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Debido a que es necesario informar a los usuarios de diferentes servicios donde se encuentra cada uno,  se han desarrollado representaciones gráficas para que todas la personas puedan comprender las independientemente del idioma que hablen.

• Icono. signo que mantiene una relación de semejanza con el objeto representado. En informática es una representación gráfica esquemática utilizada para identificar funciones o programas.

• Directorios. Es un compendio de empresas, personas, o opciones o servicios que se encuentran en un conjunto y que puedan representarse gráficamente.

• Esquemas. Principalmente empleados con el fin de describir la utilización de un equipo, se usaran para representar un objeto.

• Mapas. Es la representación geográfica de la totalidad o una parte de la superficie terrestre en un plano.

E)  LA COMUNICACIÓN ORAL  Y ESCRITA EN LA OFICINA.

Cada técnica de comunicación tiene ventajas y desventajas sobre las demás. Debido a ello se que debe considerarse como complementarias y nunca como sustituto una de otra. Puede asegurarse entonces que la comunicación oral permite transmitir un mensaje  más rápidamente que por escrito. Una forma sencilla de evaluar cual es el método más apropiado para transmitir un mensaje es hacer las siguientes preguntas:

    • ¿a quién necesito comunicarle un mensaje?  ¿A una persona o a una audiencia mayor?

    • ¿podría hacer esto mejor con un llamada telefónica o comunicándolo personalmente?

    • En el caso de correos electrónicos, ¿debo incluir copia del mensaje a mi supervisor?

    • ¿hay algo en este mensaje que la gerencia general, los medios o mi supervisor vea?

    • ¿estoy disgustado?

    • ¿podría ser este mensaje más corto?

    • ¿hay alguien a quien envió este escrito que no tiene por qué estar incluido?

Si la información que se debe transmitir es delicada, lo mejor es que se haga de manera personal para evitar filtraciones a personas que no deben de estar al tanto del asunto.

F)  EL PROYECTO TÉCNICO COMO MÉTODO DE TRABAJO EN TECNOLOGÍA.

Un proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas.

Proyecto técnico es la documentación que avala el proceso del trabajo, así como de articulación de las de diseño y ejecución, permitiendo la producción de un objeto o proceso tecnológico para la resolución del problema.

La tecnología es la actividad basada en el denomino de una o más técnicas específicas. La actividad tecnológica con lleva, distintos niveles de planeación y de resolución creativas de las situaciones.

Procesos productivos artesanales.

Los proyectos productivos buscan generar rentabilidad económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de tales proyectos suelen ser empresas.

Los procesos de producción suelen ser los más responsables de la creación de bienes y servicios en las organizaciones. Los sistemas de producción también implican las actividades de adquisición y consumo de recursos, pues necesario evaluar si están adquiriendo  los insumos. Estos sistemas son factor de la forma precisa de las condiciones